Privacyverklaring

Wij gaan vertrouwelijk om met alle persoonlijke informatie en handelen steeds in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Jouw persoonsgegevens

Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt (bijvoorbeeld als medewerker, klant, leverancier, sollicitant of websitebezoeker) kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam (inclusief tussenvoegsels);
• Geboortedatum;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Zakelijke contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
• Bedrijfsnaam en functie/afdeling;
• Adres- en facturatiegegevens;
• Betaalgegevens (bankrekeningnummer en factuurnummer);
• Inlog- en accountgegevens die nodig zijn voor het gebruik van onze ICT-diensten (zoals gebruikersnamen, wachtwoorden die je zelf aanmaakt of accounts die wij voor je beheren);
• Technische gegevens die samenhangen met het gebruik van onze diensten, zoals IP-adressen, logbestanden, support- of ticketsystemen, en gegevens over je apparaten of netwerkomgeving;
• Correspondentie en communicatie, bijvoorbeeld wanneer je contact hebt met onze servicedesk of via e-mail;
• Sollicitatiegegevens (zoals curriculum vitae, motivatiebrief, opleidings- en werkervaring) indien je bij ons solliciteert;
• Gegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website, zoals cookies.

Doel van de verwerking

Motics verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen. Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt, verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Voor klanten en leveranciers

• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor onze ICT-diensten en producten;
• Het onderhouden van contact over opdrachten, supportvragen en lopende dienstverlening;
• Het afhandelen van administratie, facturatie en betalingen;
• Het beheren van accounts en toegangsrechten binnen de systemen;
• Het uitvoeren van systeembeheer, monitoring, back-ups en beveiligingsmaatregelen in het kader van de dienstverlening;
• Het verbeteren en optimaliseren van onze dienstverlening.

Voor websitebezoekers

• Het mogelijk maken van het gebruik van onze website en online diensten;
• Het analyseren van websitebezoek (statistieken en gebruiksvriendelijkheid);
• Het beantwoorden van contactaanvragen of informatieverzoeken via formulieren of e-mail;
• Het aanbieden van nieuwsbrieven of updates (indien je hiervoor toestemming hebt gegeven).

Voor sollicitanten

• Het verwerken van gegevens die nodig zijn voor het beoordelen van geschiktheid voor een functie;
• Het onderhouden van contact gedurende de sollicitatieprocedure.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Motics verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• Dienstverleners en samenwerkingspartners die namens ons bepaalde taken uitvoeren, zoals hostingproviders, softwareleveranciers, beveiligingspartijen of de boekhouder;
• Binnen onze organisatie voor contract- en salarisadministratie;
• Overheidsinstanties wanneer dit op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid gewaarborgd is. Deze partijen mogen de gegevens uitsluitend gebruiken binnen de kaders van onze instructies en nooit voor eigen doeleinden. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens met derden delen indien jij ons daar vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming voor hebt gegeven.

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens nooit aan derden.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang dit wettelijk verplicht is. Hierbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• Klant- en opdrachtdossiers: gegevens die verband houden met de uitvoering van onze dienstverlening bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal twee jaar daarna, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met (mogelijke) geschillen of juridische verplichtingen.
• Financiële administratie: factuur- en betaalgegevens bewaren wij conform de wettelijke fiscale bewaarplicht gedurende zeven jaar.
• Sollicitatiegegevens: sollicitatiegegevens bewaren wij uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je ons toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren (maximaal één jaar).
• Technische log- en systeemgegevens: deze worden bewaard zolang dat nodig is voor de beveiliging en het functioneren van de systemen, met een maximale termijn van één jaar, tenzij een langere periode noodzakelijk is om incidenten te onderzoeken of te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens verwijderd.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• Jouw persoonsgegevens te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen;
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
• De verwerking van jouw gegevens te laten beperken of stopzetten;
• Jouw gegevens over te dragen aan een andere partij.

Wij beoordelen elk verzoek conform de AVG en informeren je binnen één maand over de uitkomst. Indien de verwerking complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Beveiliging

Motics neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en hanteert strikte technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang te voorkomen.

• Alle medewerkers en derden die namens Motics toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding;
• Toegang tot onze systemen wordt geregeld via gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid, gecombineerd met twee-factor-authenticatie;
• Wij maken regelmatige back-ups van gegevens om herstel bij incidenten mogelijk te maken;
• Onze beveiligingsmaatregelen worden periodiek getest en geëvalueerd;
• Medewerkers zijn getraind en geïnformeerd over het belang van gegevensbescherming;
• Onze IT-omgeving is uitgebreid beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang;
• Wij voeren regelmatig testen en analyses uit om de systemen continu te verbeteren.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij wij hiervoor passende waarborgen hebben getroffen, zoals standaardcontractbepalingen of andere AVG-conforme maatregelen.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om het gebruiksgemak te verbeteren en onze diensten te optimaliseren. Wij onderscheiden de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website en om voorkeuren te onthouden;
• Analytische cookies: helpen ons het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren;
• Tracking cookies: volgen je surfgedrag voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden of gepersonaliseerde content (indien van toepassing).

Wij plaatsen cookies pas na jouw expliciete toestemming (opt-in), bijvoorbeeld via onze cookiebanner. Je kunt jouw voorkeuren op elk moment aanpassen of cookies verwijderen via je browserinstellingen. Let op: het weigeren van bepaalde cookies kan de functionaliteit van de website beïnvloeden.

Websitestatistieken zonder cookies: voor het analyseren van websitebezoek gebruiken wij Cloudflare Web Analytics. Deze dienst werkt cookieloos, plaatst niets op jouw apparaat en bouwt geen profielen of tracking over websites heen. Hiervoor is dan ook geen toestemming nodig; de gegevens worden uitsluitend geaggregeerd gebruikt om de website te verbeteren.

Gedragsanalyse met toestemming (PostHog): alleen als je hierboven toestemming geeft, gebruiken wij PostHog om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken, bijvoorbeeld via heatmaps en geanonimiseerde sessieweergaven. Zo zien we waar de site beter kan. Hierbij worden cookies geplaatst en worden alle invoervelden automatisch afgeschermd, zodat gegevens die je in formulieren invult niet worden vastgelegd. PostHog verwerkt deze gegevens voor ons binnen de Europese Unie (Frankfurt). Geef je geen toestemming, dan wordt PostHog niet geladen. Je kunt je keuze op elk moment herzien via Cookievoorkeuren.

Cookies worden opgeslagen voor een periode die afhankelijk is van het type cookie. Functionele cookies worden bewaard zo lang als nodig is voor de werking van de website, analytische en tracking cookies worden conform wettelijke richtlijnen bewaard.

Voor vragen over ons cookiebeleid kun je contact opnemen via servicedesk@motics.nl.

Klachten

Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan verzoeken wij jou om eerst contact met ons op te nemen via servicedesk@motics.nl. Wij streven ernaar je klacht snel en zorgvuldig te behandelen.

Mocht het na overleg niet lukken om tot een oplossing te komen, dan heb je het recht een formele klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Je kunt ook contact opnemen met onze privacyfunctionaris of aangewezen contactpersoon voor gegevensbescherming via het bovenstaande e-mailadres. Wij helpen je graag verder met vragen of verzoeken rondom jouw persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden te allen tijde het recht onze privacyverklaring te wijzigen. Bij grote wijzigingen informeren wij je daarover, bijvoorbeeld via de website. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op deze pagina.

Laatst gewijzigd: 19 juni 2026